引子：

    WORK FLOW(任务流程)，使用在企业里, 我们又称它为AUTO FLOW(企业自动化流程管理),在市场上流行至少3年了，初期大都用来处理企业文件流通与签核的问题，由于无法与MIS系统与ERP互相整合，所以近一年来，国际大厂纷纷标榜与ERP结合的WORK FLOW，这曾经是现代使用软件的标准配备，也是企业信息化的必备功用。

关键字：WORK FLOW、AUTO FLOW

 

一、前言

如今国内外的软件厂商渐渐对AutoFlow这个未来趋势投入不少研发力量，目前大都是以现成的WORK FLOW与ERP或套装软件结合为主，很难得看到较长远或较突破的方式规划，为此，我们除了完全以企业实务使用为角度外，尚也以软件工程的角度去思考如何实现理想，好像是一个隧道工程，两边开挖，一方面为传统ERP的实务工程, 另一面则为先进的WORK FLOW工程, 只需路线与方向正确，即可顺利打通, 经过两年来的努力, 笔者也亲身下场导入了两个WORK FLOW EPR的专案, 已累积两年的WORK FLOW导入实务经验, 并更能深入了解中大型企业对ERP的需求与WORK FLOW的期待。因此，我们以VD30做为WORK FLOW的新战场, 开发出第二代FAST FLOW(第一代产品名称), 我们将第二代FAST FLOW命名为"VD3 For FAST FLOW", 这个产品将包含在VD3的3.10中。

 

二、现有WORK FLOW限制

市面上晚期的WORK FLOW有几个特性与限制，在此提出团体的体会。

1.     完全以表单或单据去思考任务流程，这个角度准绳上没有什么不对，但在单据流动的过程中，有些必须依单据的内容流到不同角色，或不同部门须看到不同的画面或字段, 对传统的WORK FLOW系统就很棘手。

2.     很多系统的WORKFLOW与EPR是分开的，所有的表单与单据及数据库完全没有关连，形成资源反复与浪费，更严重的是双轨作业，让企业疲于奔命，效率大为降低。

3.     WORK FLOW也提供了一些制造查询系统或统计报表的工具，但绝对于MIS或ERP的开放性角度来说，却也太过封闭与不便，这也是企业对WORK FLOW不敢寄予厚望的缘由之一。

4.     有些ERP系统是让WORK FLOW先跑流程表单, 等到签核后, 最后再以系统工具或自行写程序转入ERP中, 这样会有两个问题: 一个是流程当中的单据, 由于尚未存入数据库, 所以无法得到流程当中的形状(如申请量), 这即是后知后觉的系统, 往往形成企业不少时间上的资讯差异, 总是与企业的须求有一段距离；另一个是大量的ERP转入程序, 常常让MIS觉得是件繁重的差事, 系统的便利与维护更是一大问题。

5.     异常处理对WORK FLOW来说是件非常重要的事，由于所有基层的单据在处理后，会停在哪一个FLOW哪一个角色（用户）上，必需要有一个机制来专门处理，并发出警告，对于大部份FLOW系统都没有细致的规划，由于这方面必需要整合ERP一同去统合处理, 才能让企业管理者无后顾之忧。ERP系统随着时间的成长，有一定的成熟度, 虽然ERP对企业来说, 大部份的经验都是失败的, 但也让企业渐渐了解ERP的精神与限制, 于是近两年满意度较高的几乎是行业别ERP的天下, 但在成功导入ERP的同时, 如果没有考虑到FLOW而事后要导入WORK FLOW ERP者, 几乎是事倍功半, 由于上述的问题就会不断的发生。因此，一个工具不但要满足ERP的需求, 也要将WORK FLOW的架构埋进去, 并能以渐进式的方式导入, 才能让企业顺利且按部就班上线WORK FLOW系统, 这个观念很重要, 但理想上市场上的系统却是背道而驰, 确实令人感到可惜.

 

三、企业为何要WORK FLOW

 

   那企业为何需求WORK FLOW的系统呢？我们可不能通知企业，由于那是潮流，那是趋势。当然也不是每个企业都需求FLOW，由于FLOW对小企业而言是多此一举的，FLOW是单据在流动，如果企业的人少，每团体都身兼数职，导入FLOW的架构就是形成本人输入单据，又呈给本人审核，搞不好别人签完后，又丢给本人当待办事项。如此反而大大降低企业效率，还不如使用传统的软件来得适用些。以目前的情况看来，笔者评估在20~30个任务站以上的企业比较可能可以采用WORK FLOW的架构。以下我们分别来说明企业为何要使用WORK FLOW来架构ERP系统。

 

1.     简化资讯流: WORK FLOW次要就是处理企业表单与单据的流动，这种流动在10年前，都是纸上作业，公司有一套制度在流动并签核各式表单，到5年前，资讯系统已可完全取代人工表单，各种材料都存放在数据库上，但为了让管理者掌控资讯，须采用人工签核，另一方面也是为了因应主管可能不懂也不会使用电脑，于是便成了电脑列印表单，主管们在该表单上签字并流动，当然也有人以E-MAIL代替签核, 但是E-MAIL毕竟不能自动化, 也不能整合签核过程的时间与效率, 由于WORK FLOW是由系统自动按企业制度找主管签字，不会让新来的员工或秘书弄错弄丢了，在安全机密上也较有保障。

 

2.     便于教育训练与制度的通明化: 企业人才的流动几乎是不可避免的趋势，但企业必须花很多时间去教育新人关于公司制度、单据流程与材料系统的操作，如好不容易学会，人又要走了，形成企业不少的困扰。如果改用WORK FLOW的使用软件，其情况将会大大改善，首先是企业流程的通明化（如图），在WORK FLOW系统中，会显示出企业的各式作业流程图，供使用者直接操作，如此的界面将让使用者直接了解企业签核流程，降低教育训练的成本；另一个重点则是资讯系统的改变，传统的系统是以密密层层的功用项为操作界面，吓坏了使用者或主管，如改用FLOW的使用系统，则除了营业的接触者(对外的用户)，大都是由FLOW系统告之您今天（作业者或主管）有多少事，做完或签完即没事了，如此的系统可节省至少50%以上的操作学习，让作业者与FLOW系统作最佳的结合。





（如图 FLOW流程图与团体仪表板）

 

3.     符合ISO，落实企业制度: 企业有点规模之后，就是规范制度与游戏规则，最近的企业都流行ISO热，把ISO当作公司制度的标竿，也是与同业竞争的必要武器，为了能提升接单能力，很多的企业都拿ISO当作目标与商标。导入WORK FLOW可以利用资讯系统来落实企业的制度与规则，让企业流动的表单与单据做无效率的流动，同时也顺便结合ISO所需的各式文件，如此可不必为了因应ISO，还另外制造另一套文件。另外, 大部份的企业ISO都是名义上的ISO, 公司的流程与制度不一定按照ISO的规范, 但如果使用AUTO FLOW的系统, 那就由系统为你管控与把关, 100%落实企业制度, 让企业的控管没有任何人为的漏洞.

 

4.     提升企业运作效率: 由于WORK FLOW的每一作业间都有其时效性，FLOW系统也会针对这些作业加以监督，一有逾时，除了警告作业中的担任人外，也会反应给其上级主管，如此才能更无效率来让企　业单据流动。另外由于FLOW系统真实记录了整个签核的流程与时间，于是整个月下来FLOW即可轻易掌握各主管部门的绩效与任务日报（部份可以列入任务成本），如果再将其统计一年，则可将这些统计材料加以整理归纳成了考绩，这都是FLOW系统所带来的严重效益。

 

5.     异常预警的成效: 前面说到逾时的处理，也是异常系统的功用之一，一个规划完善的FLOW系统，都应该有一个强大的监督系统，定时周期性来检查各种资讯情况，例如也可以将企业的目标管理纳入异常预警当中，随时来监督目标的执行情况（各类数据库报答的数值），再配合企业数位仪表板作无效率及图形化的显示，让企业管理者的萤光幕有如飞机的驾驶舱，管理者仅须留意仪表板的数据，并加以追踪与查询情况即可。

 

四、结束语：

 

   既然WORK FLOW对于中小或中大企业是这么重要, 那是不是企业赶紧的去使用与导入WORK FLOW呢?且慢! 依笔者两年的导入经验, WORK FLOW与ERP一同