三、有效的数据准备工作

“不积跬步，无以至千里；不积小流，无以成江海。”用这句古训来形容信息化项目实施的基本工作的重要性再恰当不过了，在项目实施过程中，基础数据准 备工作千头万绪、工作量最大、耗时最长、涉及面最广、最容易出错，是一项艰苦细致的工作。如何做好该项工作，笔者认为从下面四个方面来进行。

第一步：弄清有哪些数据要准备

信息化项目实施所需要准备的数据比较多，大致可归纳为两类：静态数据和动态数据，有些文章中也把这两类数据称作基础数据和事务数据。

静态数据是指正式生产活动开始前所需要重点准备的哪部分数据，如物料清单、会计科目的设定、工作中心的能力和成本费率、仓库和货位代码、管理人员与 操作人员资料、各种比率参数、工艺路线、供应商资料和客户资料等。这些数据的特点是它不随时间或其它数据变化而变化的数据，是企业公用的数据，同时它是动 态数据的基础，公司所有业务人员通过调用静态数据来保持同一数据在整个信息项目中的唯一性。

动态数据是指经营生产过程中所产生的数据，滚动发生，随时变动，如出入库记录、客户合同执行情况、完工报告等都是不断增减修订，一旦建成，就需要不 断地维护。动态数据按照时点来区分，又可以分为初始数据和日常数据。其中上线时点的数据对信息化项目正式使用前的数据准备尤其重要，它代表信息项目在期初 上线这样的时点上反映公司动态数据的当时状态，被称为初始数据。初始数据既包括上线时点所有物料的应收款余额、车间在制品余额、应付款余额、总账余额、库 存余额等。

由于两种数据类型不同，在实施过程中采取的数据准备策略也不相同。静态数据准备的时间较长，往往在实施的开始阶段就应着手准备，可以安排专人负责，而动态数据准备时间短，往往在系统上线切换点之前开始准备就行，因而需要投入的人力相对来说比较少。

第二步：成立数据收集小组，确定工作进度。

艰苦细致的工作要有踏实能干的团队担当，严密的计划和合理的组织是完成这项艰巨工作保证。数据收集小组成员要从各个部门的业务人员中抽调，由项目经 理或指定的专人负责数据收集小组的全面领导工作。数据收集小组的职责是分析数据准备的范围，建立数据编码体系，组织相应的培训，制作数据搜集表格模板，监 督数据收集质量，并负责数据的最终导入和使用。在工作执行上，数据收集小组要根据信息化项目的实施的进度，制定数据整理的时间表，安排好小组成员的分工， 并定期召开小组会议，沟通问题，推进工作。

第三步：数据整理自下而上、先易后难。

任何工作都需要讲究方式方法，数据整理概莫能外。信息项目数据整理通常做法是先易后难，容易整理的公共数据先行整理，需要多次求精的局部数据后行整理。静态数据相对固定，且花费时间长，可以先行整理，动态数据在系统切换前整理即可。

第一手资料和数据存在生产第一线，要将这些散乱的数据加以收集整理，很大程度上必须依赖企业的基层人员。因此，数据收集人员应该在与一线人员充分沟 通交流的基础上设计出他们能够理解和操作的数据收集表格，然后下发到各个部门以供基层人员收集、记录数据之用。最后部门对基础人员收集上来的数据进行汇 总，统一报到数据录入人员手中。

第四步：把好数据录入关。

当信息项目上线后，项目里的数据能否反映现实情况，就要看初始数据能否及时准确的收集。在数据的搜索整理过程中，数据收集小组要不断地对整理后的数 据进行校验和核对，以保证数据的质量。发现错误与遗漏要及时与具体负责部门和人员进行沟通。沟通无异后,就需要进行数据汇总。然后再由专业人员录入系统。 录入方式有两种，一种是手工录入，另一种是系统导入。手工录入工作比较是艰巨而枯燥，时间长了容易出错，所以建设使用数据批量导入工具，有条件的也可以编 写数据转换程序实现更快速更完美的录入。为保障数据录入的质量，公司也可以建立相应奖惩制度，一方面高录入人员的积极性，另一方面也督促其在录入的同时进 行认真的检查。