编码准绳

说明：以物料的编码为主线讲解编码的准绳，但所讲编码准绳同样适用于U8系统的客户编码、供应商编码、委外商编码、职员编码、部门编码、单位编码、仓库编码、各品种别编码和其他需求编码的任何项目等。


第一节 物料编码的意义

物料编码是以简短的文字、符号或数字、号码来代表物料、品名、规格或类别及其他有关事项的一种管理工具。在物料极为单纯、物料品种极少的工厂或许有没有物料编码都无关紧要，但在物料多到数百种或数千、数万种以上的工厂，物料编码就显得格外重要了。此时，物料的领发、验收，请购、跟催、盘点、储存等任务极为频紧，而藉着物料编码，使各部门提高效率，各种物料材料传递迅速、意见沟通愈加容易。物料编码之功用如下：

? 加强物料材料的正确性
物料的领发、验收、请购、跟催、盘点、储存、记录等一切物料之活动均有物料编码可以查核，因此物料数据愈加正确。至于一物多名，一名多物或物名错乱之景象不致于发生。
? 提高物料管理的任务效率
物料既有系统的陈列，以物料编码代替文字的记述，物料管理简便省事，效率因此提高。
? 利于电脑的管理
物料管理在物料编码推行彻底之后，方能进一步利用电脑作更无效的处理，以达到物料管理之效果。
? 降低物料库存、降低成本
物料编码利于物料库存量的控制，同时利于呆料的防止，并提高物料管理任务的效率，因此可减轻资金的积压，降低成本。
? 防止物料舞弊事件之发生
物料一经编码后，物料记录正确而迅速，物料储存头头是道，可以减少舞弊事件之发生。
? 便于物料之领用
库存物料均有正确的统一的名称及规格予以编码。对用料部门的领用以及物料仓库的发料都十分方便。


第二节 物料编码的准绳

物料编码必须合乎物料编码的准绳，合理的物料编码，必须具备下列基本准绳：
? 简单性
? 分类展开性
? 完整性
? 单一性
? 一向性
? 可伸缩性
? 组织性
? 顺应电脑管理
? 充足性
? 易记性

一、简单性
编码的目的在于将物料化繁为简，便于物料的管理，如果编码过于繁杂，则违反了编码之目的。因切此物料编码在使用文字符号或数字上应力求简单明了，这样可节省阅读、填写、抄录的时间与手续，并可减少其中的错误机会。
物料相当单纯时，只需将物料简单分类为几项即可，物料分类项目多了，就显得很不方便。若物料相当复杂时，就要将大分类再加以细分 ，这种分类展开也称为多级分类。

二、分类展开性
物料复杂，物料编码大分类后还要加以细分，如果采用阿拉伯数字十进位，则每段最多只能由十个细分的项目，如果采用英文字母，则每段有26个细分项目，然而细分项目太多，就难于查找，而细分项目太少，则分类展开太慢，分类细分项目通常以五至九个较佳。例如采用阿拉伯数字十进位，有十八个项目时，其分类展开可以利用下列方法。

需求分类
的项目 第一种分类
方法 第二类分法 第三类分法
1 1 11 0 01 01
2 12 02 02
3 13 03 03
4 14 1 1 04
5 15 2 21 05
6 16 22 06
7 2 21 23 07
8 22 3 3 08
9 23 4 41 09
10 24 42 10
11 25 43 11
12 26 5 5 12
13 3 31 6 61 13
14 32 62 14
15 33 63 15
16 34 7 7 16
17 35 8 8 17
18 36 9 9 18

（表一）
三、完整性
在物料编码时，所有的物料都应有物料编码可归，这样物料编码才能完整。若有些物料找不到赋予之物料编码，则很显然物料编码缺乏完整性。
新产品新物料的产生容易破坏物料编码的完整性。因此每当有新物料产生，即应赋予新的物料编码，并规定新的物料没有编码，采购部门不得从事采购，即便没物料编码的新物料采购进来了，仓库部门或会计部门发现物料订购单缺少物料编码，即应请采购部门补填物料编码，否则不予入库、不予付款。这样才能确保物料编码的完整性。

四、单一性
物料编码的单一性是指一个物料编码只能代表一种物料，同一种物料只能找到一个物料编码，而绝无一个物料无数个物料编码，或一个物料编码无数项物料，普通地，只需物料的物理或化学性质有变化、只需物料要在仓库中存储、就必须为其指定一个编码，举例，如某零件要经过冲压成型、钻孔、喷漆三道工序才能完成。如果该物料的三道工序都在同一车间完成，不改换加工单位，即冲压成型后立即进行钻孔，紧接着进行喷漆，两头没有入库、出库处理，则该物料可取一个代码。如果该物料的三道工序不在同一个车间完成，其顺序是冲压、入库、领料、钻孔、入库、领料、喷漆、入库，则在库存管理中为了区分该物料的三种形状，必须取不同的物料编码。例：3000A,3000B,3000C三个编码分别表示三种不同加工形状的物料。

五、一向性
物料编码要统一而有一向性，如以年限分类为标准时，就应不断沿用下去，在中途不能改变用籍贯或姓氏别来分类，若要这么做必需要分段或分级进行。

六、伸缩性
物料编编码要考虑到未来新产品发展以及产品规格的变更而发生物料扩展或变动的情形。预留物料的伸缩余地，并不能仅就目前物料的现状加以物料编码的安排，否则他日新物料产生时，就有新物料无号可编的情况。

七、组织性
物料编码依其编码的系统，作头头是道的组织与陈列，以便随时可从物料编码查知某项物料帐卡或材料。物料编码的组织性，对物料管理可以省掉不必要的麻烦。

八、顺应电脑管理
电脑的使用曾经比较普及，因此在编码时一定要考虑录入的方便性,如编码尽可能短、少使用其他符号，如‘#’、‘-’、‘*’等。

九、充足性
物料编码所采用的文字、记号或数字，必须有足够的数量，以便所组成的一般物料编码，足以代表所有一般物料，以及应付将来物料扩展时的实际需求，以免遇有特殊物料时无号可编。否则物料系统被破坏，费时误事。
十、易记性
在不影响上述九项准绳之下，物料编码应选择易于记忆的文字、符号或数字，或赋予暗示及联想性。但这准绳是属于次要准绳，若上述九项准绳俱全而独缺乏此项准绳的物料编码，仍不失为优秀的物料编码。

 
第三节 物料编码的方法

目前工商企业所采用的物科编码方法，次要有下列几种：
1. 阿拉伯数字法
2. 英文字母法
3. 暗示法
4. 混合法

一、阿拉伯数字法
阿拉伯数字法，是以阿拉伯数字作为物料编码的工具，采用以一个或数个阿拉伯数字代表一项物料。这种方法容易了解，只是需另外预备物料项目与数字的对照表，又要记忆对照项目，因此有关人员必须经过一段时间的训练与顺应才能运用自若。以阿拉伯数字做物料编码的，较常见的有下列几种：

? 连续数字编码法
? 分级式数字编码法
? 区段数字编码法
? 国际十进制分类法

1．连续数字编码法
连续数字编码法是先将所有物料依某种方式大致陈列，然后自1号起违拗序编排流水号。这种物料编码方法可做到一料一号，只是顺序编码除显示编码时间的先后，往往与所代表项目的属性并无关联。由于新购物料无法插入原有陈列顺序的料号内，例如： 1078为3/8“×3/4”之六角铁制带帽螺栓，而新购的六角铁制带帽螺栓为3/8“ ×1”,其物料编码无法插入（因过去没有库存或采用这种物料，故无编码），故只好编以最后一个号码8974。两种物料本应排在一同，如今物料编码相距如此悠远，在物料管理、仓储管理上很不方便。

2．分级式数字编码法
分级式数字编码法是先将物料次要属性分为大类并编定其号码。其次再将各大类依据次要属性细分为较次级的类别并编定其号码，如止已继续进行下去。在分级式数字编码法中，任一物料项目只要一个物料编码。
表二为三种属性的阶级式数字编码法，共可组成36个（3×4×3）编码，这种方法的优点一方面显示编码的规律性，一方面达到一物料项目仅有一编码的目标，其缺点是无用空号太多，一方面显得浪费累赘，另一方面常导致物料编码位数不够用。

来 源
（大类） 材 料
（中类） 用 途
（小类）
1 = 自制 1 = 非铁金属 1 = 零部件
2 = 外购 2 = 钢铁 2 = 包装用料
3 = 委外加工 3 = 木材 3 = 办公用品
4 = 化学品

（表二）

3．区段数字编码法 区段数字编码法介于连续数字编码法与分级式